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Des règlements régissant de manière générale la conduite des affaires du RÉSEAU D’ÉTUDES CANADIENNES (la « Société »)
SECTION 1
1.0 Siège social
Sauf modification, conformément à la Loi sur les sociétés de l’Ontario, le siège social de la Société se situe au Centre Frost d’études canadiennes et d’études autochtones / Frost Centre for Canadian Studies and Indigenous Studies de l’Université Trent au 1600 West Bank Drive à Peterborough, Ontario, K9J 7B8.
SECTION 2
2.0 Administrateurs
2.01 Conseil d’administration
Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil d’administration (ci-après appelé le « Conseil ») composé de sept (7) administrateurs. Ces administrateurs comprennent le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente et le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière, et quatre (4) membres à titre personnel, dont l’un (1) doit être un étudiant ou une étudiante de cycle supérieur.
Les administrateurs peuvent exercer tous les pouvoirs et accomplir tous les actes et opérations que la Société est autorisée à exercer ou à accomplir et qui ne sont pas, en vertu des règlements administratifs, d’une résolution de la Société ou de toute loi applicable, expressément réservés à la Société ou devant être exercés ou accomplis par celle-ci lors d’une assemblée des membres y compris notamment les suivants:
a) Recommander des changements aux règlements;
b) Décider d’une structure tarifaire pour l’adhésion;
c) Déterminer l’heure et le lieu de l’assemblée générale annuelle des membres et préparer l’ordre du jour de ces rencontres;
d) Définir l’orientation et les politiques liées aux objectifs de la Société et consulter les membres chaque fois que possible;
e) Autoriser les dépenses et contrats nécessaires; autoriser les emprunts et les transactions bancaires; désigner les signataires autorisés, les prestataires de services et les agents et approuver et verser toute rémunération aux prestataires de la Société;
f) Prendre toute mesure jugée appropriée pour faciliter la liaison avec les diverses institutions liées à la Société et aux secteurs où les membres exercent leurs fonctions;
g) Planifier les activités et administrer les affaires de la Société entre les assemblées générales annuelles des membres;
h) Tenir les archives et les dossiers de la Société; et
i) Nommer et déléguer des pouvoirs à des comités permanents ou ad-hoc à des fins que la Société juge appropriées y compris, sans s’y limiter, le « Comité consultatif ».
2.02 Qualification des administrateurs
Les administrateurs doivent être des individus d’au moins dix-huit ans (18) et doivent, au moment de leur élection, ou dans les dix (10) jours suivants et tout au long de leur mandat, être des membres en règle de la Société.
2.03 Élection des administrateurs et mandat
Les auteurs de la demande de constitution en société seront les premiers administrateurs et leur mandat au sein du conseil d’administration se poursuivra jusqu’à l’élection ou la nomination de leurs successeurs.
Le mandat des administrateurs sera entre un (1) et trois (3) ans, sauf pour le représentant ou la représentante des étudiants de cycle supérieur dont le mandat sera entre un (1) et deux (2) ans.
Les administrateurs sont élus par les membres à l’assemblée générale annuelle à la majorité des voix et conformément à la Section 7.01 de ces règlements.
De temps à autre, en cas de poste vacant, quelle que soit la cause, au sein du Conseil d’administration (sauf dans le cas d’une augmentation du nombre d’administrateurs), cette vacance sera, tant qu’il y aura un quorum d’administrateurs en fonction, assurée par le président ou la présidente si cette personne le souhaite. À défaut, cette vacance sera pourvue lors de la prochaine assemblée de ses membres. Tout administrateur désigné ou élu pour remplir une telle vacance occupera ses fonctions pour la durée restante du mandat de l’administrateur qui a cessé d’exercer ses fonctions et qui est à l’origine de ladite vacance.
2.04 Postes vacants
Une personne cesse d’être administrateur de la société si:
a) elle fait banqueroute ou est déclarée insolvable;
b) elle est reconnue par un tribunal mentalement incompétente ou ne jouissant pas de toutes ses facultés mentales;
c) elle démissionne de ses fonctions par avis écrit adressé au secrétaire-trésorier ou à la secrétaire-trésorière, ou dans le cas du secrétaire-trésorier ou de la secrétaire-trésorière à la présidence de la Société;
d) elle cesse d’être membre de la Société;
e) elle n’est pas en mesure de remplir ses fonctions pendant une période d’un (1) an ou plus; ou
d) elle meurt.
SECTION 3
3.0 Réunions des administrateurs
3.01 Réunions et préavis
Les réunions du Conseil seront convoquées par la présidence ou par deux (2) administrateurs quels qu’ils soient. Il y aura au moins une (1) réunion du Conseil par année. Les réunions seront tenues n’importe où au Canada et la langue de réunion peut être l’anglais et le français.
Un avis par écrit devra normalement être communiqué à tous les membres du Conseil au moins un (1) mois avant la tenue de telles réunions ; un préavis de réunion ne sera pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents ou si les absents renoncent au préavis ou consentent autrement à la tenue de cette réunion.
3.02 Présidence des assemblées
Le président ou la présidente doit, lorsque cette personne est présente, agir à titre de président ou présidente de l’assemblée et présider toutes les réunions du Conseil et des membres. En l’absence de la présidence à une réunion du Conseil, les administrateurs présents choisissent l’un d’eux pour présider la réunion.
3.03 Quorum
Un quorum à toute réunion du Conseil est la présence, en personne ou virtuellement, de cinquante (50) pourcent ou plus des administrateurs à l’exclusion du président ou de la présidente de réunion. Dans le cadre de ces règlements, virtuellement signifie l’utilisation du téléphone, d’Internet ou d’autres moyens de communication pour participer à une réunion simultanément et instantanément avec ceux qui sont présents physiquement.
3.04 Scrutin (vote)
Les questions soulevées à toute réunion du Conseil sont décidées par une majorité de votes.
À toute réunion, à moins qu’un scrutin ne soit demandé, une déclaration du président ou de la présidente attestant qu’une résolution a été adoptée, adoptée à l’unanimité ou à une majorité donnée, ou qu’elle a été rejetée ou non adoptée à une majorité donnée, constitue une preuve concluante de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes enregistrés en faveur de ou contre la motion.
SECTION 4
4.0 Conseil d’administration
4.01 Nomination du Conseil d’administration
Le Conseil désigne, parmi ses membres, un président ou une présidente et un vice-président ou une vice-présidente.
4.02 Nomination d’autres membres du Conseil d’administration
De temps à autre, le Conseil nomme d’autres membres du Conseil qu’il juge approprié.
4.03 Postes vacants
Si la présidence, la vice-présidence ou le secrétariat-trésorerie devient ou est vacant pour cause de décès, démission, disqualification ou toute autre cause, les administrateurs peuvent élire ou désigner un membre du conseil d’administration pour pourvoir à cette vacance jusqu’à la prochaine réunion de ses membres, sous réserve qu’en cas de vacance du poste de président ou présidente, le vice-président ou la vice-présidente soit nommé pour pourvoir cette vacance.
4.04 Présence et préparation aux réunions du Conseil
Il est essentiel de participer activement aux réunions du Conseil et de comité. Les membres du Conseil d’administration doivent:
a) participer à toutes les réunions prévues du Conseil et des comités auxquels ils sont affectés sauf circonstances exceptionnelles;
b) examiner à l’avance les documents relatifs aux réunions et être prêts à participer de façon éclairée aux discussions;
c) contribuer de manière constructive aux délibérations et processus de prise de décision;
d) participer de manière active aux travaux et aux réunions des comités;
e) accomplir les tâches qui leur sont assignées;
f) prendre part aux discussions sur la planification stratégique et à long terme; et
g) s’assurer que le Conseil fonctionne de manière efficace et remplit ses responsabilités de gouvernance en soutien à la mission et aux objectifs de la Société.
SECTION 5
5.0 Indemnités pour les administrateurs, les membres du Conseil d’administration et les autres personnes
Tout membre du Conseil d’administration ou toute autre personne qui a entrepris ou qui s’apprête à entreprendre tout engagement au nom de la Société et de ses héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs de même que ses biens et effets respectivement, doit être de temps à autre et en tout temps, indemnisé et tenu indemne sur les fonds de la Société de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur, membre du Conseil ou toute autre personne peut subir ou engager à l’occasion de toute action, poursuite ou procédure intentée, engagée ou poursuivie à son encontre à l’égard de tout acte, fait ou chose accomplis, fait ou permis par cette personne dans l’exercice de ses fonctions; ainsi que tous les autres coûts, frais et dépenses que ladite personne subie ou engage dans le cadre des affaires de la Société sauf si ces coûts, frais et dépenses résultent de sa propre négligence ou faute volontaire.
SECTION 6
6.0 Adhésion
6.01 Qualifications
L’adhésion au sein de la Société est ouverte à toute personne qui partage ses objectifs, conformément aux autres dispositions des présentes.
Il y aura quatre (4) catégories de membres:
a) membres réguliers;
b) membres à faibles revenus et retraités et membres étudiants de 2e et 3e cycle;
c) membres étudiants de premier cycle; et
d) membres institutionnels incluant cinq (5) adhésions étudiantes gratuites choisies par le membre qui paie les cotisations.
6.02 Vote
Chaque membre a le droit à un (1) vote sous réserve que la personne est en règle. Cela exclut les membres institutionnels, dont les membres étudiants individuels disposent de un (1) vote chacun, mais qui autrement n’ont pas le droit de vote. Le droit de vote sera réservé uniquement aux membres en règle.
6.03 Cotisations
L’adhésion individuelle à la Société sera ouverte aux savants, étudiants, chercheurs, éducateurs, membres du corps professoral dans les universités et collèges canadiens et autres personnes qualifiées en raison de leur intérêt pour les objectifs de la Société et ce, sur paiement d’une cotisation annuelle. L’adhésion institutionnelle sera ouverte aux unités administratives des universités et des collèges sur paiement des cotisations institutionnelles. En cas de cessation de l’adhésion pour quelque motif que ce soit, le membre n’a droit à aucun remboursement des cotisations payées. Les cotisations pour chaque catégorie de membres sont déterminées de temps à autre par une résolution du Conseil, sous réserve de l’approbation des membres lors de l’assemblée générale annuelle. Les membres qui ont payé leurs cotisations sont considérés comme des membres en règle. En cas de non-paiement des cotisations, le Conseil peut prendre des mesures appropriées, y compris, sans s’y limiter, la fin de l’adhésion d’un membre à la Société.
6.04 Démission
Tout membre peut démissionner de la Société en remettant une lettre de démission par écrit au secrétaire-trésorier ou à la secrétaire-trésorière, ou dans le cas du secrétaire-trésorier ou de la secrétaire-trésorière, par démission écrite adressée au président ou à la présidente, laquelle est effective à toute date ou à tout moment à compter de la signature de la démission écrite.
SECTION 7
7.0 Réunions des membres
7.01 Termes
L’assemblée générale annuelle se tiendra au siège social de la Société, ou tout autre endroit au Canada, à la date et heure déterminée par le Conseil d’administration. Lors de l’assemblée générale annuelle, les éléments suivants devront être présentés:
a) un rapport des administrateurs sur les affaires de la Société pour l’année précédente;
b) le rapport financier de la Société;
c) le rapport de l’auditeur ou de l’auditrice, à moins que la Société en soit exempté; et
d) toute autre information ou rapport relatif aux affaires de la Société que les administrateurs jugent approprié.
L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle sera transmis à l’avance par voie électronique à tous les membres, et il sera accompagné de toute proposition de modification aux règlements ou tout autre document constitutif de la Société, de toute augmentation des cotisations des membres, et lorsque cela est possible et pratique, des projets pour la Société. Le président ou la présidente ou les membres du Conseil d’administration peuvent convoquer d’autres réunions (ci-après appelées « réunions extraordinaires »), à toute date et heure et à n’importe quel endroit au Canada.
Le président ou la présidente sera tenu de convoquer une réunion extraordinaire de ses membres si il ou elle reçoit une demande écrite à cet effet d’au moins dix (10) membres de la Société ou dix (10) pourcent des membres de la Société, selon le nombre le moins élevé. L’avis de toute réunion extraordinaire ou d’assemblée générale annuelle au cours de laquelle des affaires spéciales seront traitées, doit contenir suffisamment d'informations pour permettre aux membres de se forger un jugement éclairé sur les décisions à prendre.
Chaque membre votant doit recevoir un préavis écrit ou virtuel par courriel d’un (1) mois concernant l’assemblée générale annuelle ou les réunions extraordinaires des membres. Toutes les affaires traitées au cours de la réunion seront décidées par une majorité simple de tous les membres en règle, présents ou représentés par procuration. Le quorum de l’assemblée générale ou des réunions extraordinaires des membres doit être de dix (10) pourcent des membres en règle présents en personne ou représentés par procuration.
7.02 Postes à pourvoir
Lors de chaque assemblée générale annuelle, les postes vacants au sein du Conseil d’administration doivent être pourvus par les membres comme suit :
a) Tous les membres réguliers en règle résidant au Canada sont admissibles à l’élection au conseil d’administration.
b) Tous les membres individuels peuvent voter dans une élection. Les membres occupant le poste de présidence, vice-présidence et secrétariat-trésorerie seront élus par tous les membres en règle. Le représentant ou la représentante des étudiants au cycle supérieur devra normalement être élu par les membres étudiants au cycle supérieur.
c) Lors de la recherche de candidats et candidates appelés à siéger au conseil d’administration, la langue officielle et la représentation régionale seront privilégiées.
d) Les nominations pour les postes au sein du Conseil prendront normalement place un (1) mois avant le vote.
e) Un appel à candidature sera communiqué aux membres. Les nominations doivent être appuyées par deux (2) membres, après quoi la personne nommée enverra son acceptation par écrit de sa mise en candidature au Conseil d’administration.
f) La personne candidate qui reçoit le plus grand nombre de votes dans une élection est considérée comme élue. En cas d’égalité entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix, un directeur ou une directrice de scrutin, s’il est désigné par le conseil, aura le vote décisif.
7.03 Omission de préavis
L’omission accidentelle de préavis de réunion ou la non-réception de tout préavis par tout membre ou par l’auditeur ou l’auditrice de la Société, le cas échéant, ne doit pas annuler toute résolution adoptée ou toute procédure mise en place lors de toute réunion des membres.
7.04 Présidence
En l’absence de présidence, les membres présents à toute réunion des membres doivent choisir un autre membre pour présider la réunion.
SECTION 8
8.0 Comité consultatif
En tant que comité permanent de la Société, le Conseil d’administration désignera un Comité consultatif qui comprendra pas moins de dix (10) et pas plus de quinze (15) membres. Les membres du Comité consultatif seront des membres de la Société et leur mandat sera de trois (3) ans.
Le Comité consultatif constituera une instance que le Conseil d’administration pourra consulter lorsqu’il le jugera nécessaire. Le Comité consultatif pourra également présenter, de sa propre initiative, des recommandations lors de l’assemblée générale annuelle des membres. Le Comité consultatif aura une représentation régionale et de langue officielle, et lorsque possible, un (1) doctorant ou doctorante. Les réunions du Comité consultatif pourront se tenir partout où au Canada, en personne ou à distance.
SECTION 9
9.0 Promulgation, abrogation et modification des règlements
Les règlements de la Société peuvent être promulgués, abrogés et modifiés par la plupart des administrateurs et approuvés par un vote affirmatif de deux-tiers des membres lors de l’assemblée générale annuelle. Toute proposition de modification doit normalement être transmise par courriel au moins un (1) mois avant l’assemblée.
Tout membre qui a obtenu les signatures de dix (10) membres en règle peut soumettre une proposition de modification des règlements au Conseil d’administration. Celle-ci sera votée lors de la prochaine assemblée générale.
SECTION 10
10.0 Auditeurs
À moins d’une exemption prévue par la législation fédérale ou provinciale en vigueur, les membres devront, à chaque assemblée générale annuelle, désigner un auditeur ou une auditrice pour vérifier les comptes de la Société. La rémunération de l’auditeur ou de l’auditrice sera déterminée de temps en temps par le Conseil d’administration et le rapport de l’auditeur sera normalement présenté lors de l’assemblée générale annuelle.
SECTION 11
11.0 Chèques, traites et billets
Tous les chèques, traites ou ordres de paiement ainsi que tous les billets, acceptations commerciales et lettres de change doivent être signés par le ou les administrateurs ou la ou les personnes, qu’ils s’agissent d’administrateurs appartenant à la Société, selon les modalités que le Conseil peut déterminer, de temps à autre, par résolution.
SECTION 12
12.0 Signature de contrats
Les contrats, documents ou actes écrits exigeant la signature de la Société peuvent être signés par tout administrateur et tous les contrats, documents ou actes écrits ainsi signés, lient la Société sans autre autorisation ou formalité. Le Conseil d’administration est autorisé, de temps à autre et par résolution, à désigner un ou des membres ou une ou des personnes pour signer, au nom de la Société, des contrats, documents ou actes d’ordre général ou pour signer des contrats, documents ou actes spécifiques.
SECTION 13
13.0 Exercice financier
Le Conseil peut, par résolution, déterminer l’exercice financier de la Société et peut, de temps à autre, par résolution, changer l’exercice financier de la Société.
SECTION 14
14.0 Langues
Les langues de travail de la Société sont les langues officielles du Canada, soit l’anglais et le français.
SECTION 15
15.0 Interprétation
Dans tous les règlements et les résolutions spéciales de la Société, le singulier doit inclure le pluriel et le pluriel le singulier ; le mot « personne » comprend les entreprises et les corporations. Toute référence, dans un règlement ou une résolution spéciale de la Société, à tout statut ou toute section, est réputée s’étendre et s’appliquer à toute modification ou toute nouvelle adoption de ce statut ou de cette section.
SECTION 16
16.0 Date d’entrée en vigueur
Sous réserve de toute question nécessitant une résolution spéciale des membres, le présent règlement entre en vigueur à partir du 8 avril 2026. Certifié conforme au règlement de la Société, tel qu’adopté et confirmé par les membres de la Société par résolution lors de l’assemblée générale annuelle de 2026, tenue le 8 avril 2026.
Laura Bisaillon, co-présidente du Conseil d’administration
Raymond Blake, co-président du Conseil d’administration
Lindsay Thistle, vice-présidente et secrétaire-trésorière du Conseil d’administration
